Langkah Tepat untuk Menulis Surat dengan Gaya Official yang Santai

Gaya penulisan surat official sering kali dianggap kaku dan membosankan. Namun, siapa bilang surat dinas tidak bisa ditulis dengan gaya yang santai? Dalam artikel ini, kami akan memberikan langkah-langkah tepat dalam menulis surat official dengan gaya yang lebih segar dan berbeda.

Mengenal Surat Official

Surat official atau surat dinas adalah komunikasi tertulis yang digunakan dalam lingkungan instansi, organisasi, atau lembaga formal. Biasanya, surat ini menyampaikan informasi resmi, permohonan, undangan, atau pemberitahuan kepada penerima surat. Memahami tujuan dan konteks dari surat official sangat penting sebelum mencoba menerapkan gaya penulisan yang lebih santai.

Konten yang Relevan dan Padat

Langkah pertama dalam menulis surat official dengan gaya santai adalah memastikan konten surat relevan dan padat. Singkirkan pengulangan informasi yang tidak perlu dan fokuslah pada poin-poin penting yang ingin Anda sampaikan. Singkatnya, hindari seribu kata yang tak berarti dan pilih kata-kata yang tepat serta mengena.

Gaya Bahasa yang Bersahaja

Gaya penulisan jurnalistik yang santai memungkinkan penggunaan bahasa yang lebih bersahaja. Hindari penggunaan kalimat formal yang berbelit-belit dan coba gunakan bahasa sehari-hari yang lebih mudah dipahami oleh semua pihak. Penulisan surat dengan gaya yang santai tidak berarti Anda harus melepas sopan santun, tetapi Anda dapat menggunakan bahasa yang lebih terbuka dan akrab.

Pendekatan yang Ramah

Surat official tidak harus terasa seperti bacaan yang datar dan formal. Pendekatan yang ramah dalam penulisan surat dapat memberikan kesan yang baik kepada penerima. Anda bisa menyisipkan beberapa kalimat yang bersikap menyapa tanpa menghilangkan esensi dan tujuan dari surat tersebut. Hal ini akan membantu membuka komunikasi yang lebih akrab dan mengundang tanggapan yang lebih positif.

Penutup yang Lebih Personal

Untuk memberikan sentuhan terakhir dalam surat official Anda, gunakan penutup yang lebih personal namun tetap menghormati penerima. Anda bisa mengucapkan terima kasih secara sopan atau menambahkan kalimat-kalimat penutup yang menunjukkan sikap yang lebih ramah. Hindari penutup yang terlalu formal atau hanya berupa kalimat mantan standar.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat menulis surat official dengan gaya yang lebih santai namun tetap mempertahankan esensi dan tujuan komunikasi surat tersebut. Ingatlah untuk selalu memahami konteks dan target audiens surat agar pesan dapat tersampaikan dengan baik.

Apa Itu Surat Official Style?

Surat official style adalah sebuah format penulisan surat resmi yang digunakan oleh lembaga pemerintah, perusahaan, institusi, atau organisasi untuk berbagai keperluan bisnis seperti pengajuan permohonan, surat pemberitahuan, atau surat penawaran. Surat ini memiliki tata letak dan gaya penulisan yang tertentu untuk memastikan komunikasi yang jelas dan efektif antara pengirim dan penerima surat.

Cara Membuat Surat Official Style

Untuk membuat surat official style, ada beberapa langkah yang perlu Anda ikuti:

1. Siapkan Header Surat

Di bagian atas surat, cantumkan informasi pengirim seperti nama perusahaan atau institusi, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Letakkan informasi ini dalam satu baris di sebelah kiri atau kanan atas halaman surat.

2. Tambahkan Tanggal Surat

Dibawah informasi pengirim, tuliskan tanggal surat dengan format yang telah disepakati. Gunakan tanda hubung (-) atau koma (,) sebagai pemisah antara hari, bulan, dan tahun. Pastikan tanggal ditulis dengan jelas untuk menghindari kebingungan.

3. Sertakan Alamat Tujuan

Setelah tanggal surat, berikan informasi alamat penerima surat yang terdiri dari nama penerima, jabatan, nama perusahaan atau institusi, alamat, dan nomor telepon.

4. Tuliskan Salam Pembuka

Setelah alamat tujuan, lanjutkan surat dengan penulisan salam pembuka seperti “Kepada Yth.” dan nama penerima surat. Jika Anda tidak mengetahui nama penerima, Anda bisa menggunakan salam “Kepada Bagian/Divisi yang Terkait”.

5. Buat Paragraf Utama

Setelah salam pembuka, tuliskan paragraf utama yang menjelaskan tujuan surat. Sampaikan pesan secara jelas dan singkat, tanpa menggunakan bahasa yang ambigu atau tidak perlu. Gunakan paragraf tambahan jika diperlukan untuk menjelaskan poin-poin penting.

6. Berikan Salam Penutup

Setelah paragraf utama, berikan salam penutup seperti “Hormat Kami” atau “Terima Kasih”. Jangan lupa untuk mencantumkan nama pengirim surat dan jabatannya di bawah salam penutup.

7. Lampirkan Lampiran dan CC (bila perlu)

Jika surat Anda memiliki lampiran, sertakan daftar lampiran pada akhir surat dan cantumkan jumlah lampiran yang disertakan. Jika surat ini juga dikirimkan ke pihak lain (CC), tuliskan informasi tersebut setelah lampiran.

8. Tandatangani Surat

Sebelum mengirimkan surat, jangan lupa untuk menandatangani surat dengan tanda tangan tangan asli Anda. Biasanya, tanda tangan ditempatkan di bawah nama pengirim dan jabatannya.

FAQ

1. Apa bedanya surat official style dengan surat biasa?

Surat official style memiliki format dan gaya penulisan yang lebih resmi dan kaku dibandingkan dengan surat biasa. Surat ini biasanya digunakan untuk keperluan bisnis dan tujuan resmi lainnya.

2. Apakah surat official style mengikuti aturan penulisan dengan tangan?

Tidak, surat official style umumnya ditulis menggunakan komputer atau mesin ketik untuk memastikan kebersihan dan keterbacaan tulisan.

3. Mengapa surat official style penting?

Surat official style penting karena membantu menciptakan komunikasi tertulis yang jelas dan profesional antara pengirim dan penerima surat. Dengan mengikuti format dan gaya penulisan yang telah ditetapkan, surat ini menjadi lebih mudah dipahami dan memberikan kesan yang baik kepada penerima surat.

Kesimpulan

Dalam dunia bisnis dan komunikasi resmi, surat official style memainkan peran penting dalam mendukung komunikasi yang efektif dan profesional. Dengan mengikuti langkah-langkah dan tata letak yang sesuai, surat ini dapat memberikan kesan yang baik kepada penerima serta meningkatkan efisiensi dalam pertukaran informasi. Jadi, mulailah mengimplementasikan surat official style dalam bisnis Anda untuk menciptakan pengalaman komunikasi yang lebih baik.