Kegiatan Media Relation yang Menguntungkan Divisi Hubungan Masyarakat

Setiap perusahaan memiliki divisi Humas (hubungan masyarakat) atau public relation yang menjadi penyambung antara perusahaan tersebut dengan perusahaan lainnya. Tugas seorang public relation adalah membuat terjalinnya sebuah media relation. Menurut Stanley J. Baran, media relation adalah cara mengelola hubungan antara perusahaan dengan lembaga media yang ada. Melakukan kegiatan media relation merupakan suatu hal yang penting, khususnya pada perusahaan sebuah brand yang bergerak dalam penjualan produk maupun jasa, misalnya membantu penjualan dan promosi suatu produk maupun jasa, menjalin komunikasi yang berkesinambungan, dan sebagainya.

Selain itu, media relation juga dapat meningkatkan hubungan dengan pemerintahan (goverment relation), hubungan dengan komunitas (community relation), hubungan dengan investor (investor relation), dan lain sebagainya. Oleh karena itu, ada baiknya kegiatan media relation dilakukan dengan cara-cara berikut:

1. Meningkatkan Hubungan dengan Media

Hubungan antara perusahaan dengan media dapat ditingkatkan oleh seorang public relation atau humas perusahaan dengan cara sebagai berikut:

1. Memiliki berbagai contact person dengan perusahaan media yang ada.
2. Kenali sebuah perusahaan media dengan lebih personal. Hal ini dapat dilakukan dengan mengikuti pertemuan-pertemuan langsung, dan sebagainya.
3. Lakukan kontak secara rutin. Hal ini bisa dilakukan dengan mengirim surat pada saat hari-hari besar, memberitakan kegiatan perusahaan, dan sebagainya.
4. Kelola pertukaran informasi antara perusahaan sendiri dengan perusahaan media yang ada.

Setelah adanya hubungan yang baik antara perusahaan dengan media, seorang public relation atau humas harus melakukan tugasnya, yaitu untuk memanfaatkan media-media tersebut bagi perusahaan.

2. Melakukan Kegiatan Penulisan

Berikut adalah kegiatan penulisan yang bisa dilakukan oleh humas perusahaan, antara lain:

1. Press Release

Penulisan press release dilakukan untuk sarana publikasi melalui perantara dari perusahaan-perusahaan media. Press release tersebut dapat berupa informasi terkait suatu isu mengenai perusahaan, maupun keikutsertaan perusahaan dalam sebuah event.

2. Penulisan Feature

Feature digunakan untuk menjelaskan aktivitas maupun profil sebuah perusahaan. Namun, feature dilakukan secara deskriptif dengan gaya penulisan yang lebih sederhana dan bercerita dengan bahasa yang ringan. Misalnya, penulisan feature dapat diawali dengan kalimat “Siapa sih yang tidak mengenal handphone X? Handphone yang dijual di Indonesia sejak tahun 2010 ini baru saja merilis tipe barunya di pasaran loh!” untuk menyampaikan pesan dengan lebih santai dan tidak kaku.

3. Penulisan advertorial

Penulisan advertorial sifatnya adalah mempromosikan sebuah produk maupun kegiatan masyarakat. Biasanya, promosi tersebut dibuat seperti penulisan artikel agar sifat advertorial tersebut tidak dinilai terlalu menjual secara terang-terangan.  Misalnya, pada suatu artikel yang membahas tentang kecepatan internet di Indonesia, paragraf akhir menjelaskan tentang kecepatan suatu merek penyedia jasa internet tertentu. Pada kesempatan itulah, sang penulis menyampaikan keunggulan-keunggulan merek tersebut kepada pembaca.

4. Penulisan Surat Pembaca

Penulisan surat pembaca merupakan sebuah penulisan yang disampaikan melalui forum pembaca. Hal ini dilakukan untuk melihat interaksi timbal balik antara perusahaan dengan khalayak pembaca, sehingga perusahaan tersebut terkesan lebih dekat dan dapat menyinggung perbincangan khalayak yang tengah berlangsung.

5. Penulisan annual report

Penulisan annual report bermaksud untuk memperlihatkan laporan kegiatan, keuangan, maupun pengembangan pasar yang dilakukan oleh sebuah perusahaan. Hal ini dilakukan untuk membangun kepercayaan dan tanggung jawab sosial sebuah perusahaan terhadap masyarakat secara umum.

3. Melakukan Kegiatan Non-penulisan

Berikut adalah kegiatan non-penulisan yang bisa dilakukan oleh humas perusahaan, antara lain:

1. Konferensi Pers

Konferensi pers merupakan kegiatan bertemu langsung antara perusahaan dengan media, agar suatu isu maupun program dapat disampaikan secara dekat dan verbal.

Contohnya, saat perusahaan mengalami sebuah isu yang negatif, konferensi pers diadakan agar perusahaan dapat memberikan penjelasan atau klarifikasi pada isu atau berita tersebut. Konferensi pers juga mengharapkan para wartawan dapat meliput dan memuat berita mengenai pembahasan dalam konferensi pers tersebut.

2. Special Event

Special event adalah kegiatan khusus yang dilakukan oleh perusahaan pada sebuah acara. Salah satu contohnya adalah keikutsertaan perusahaan pada sebuah acara sebagai pihak sponsorship yang mendukung ataupun mendanai acara tersebut, sehingga pada akhirnya dapat masuk ke dalam berita yang dimuat oleh media mengenai acara tersebut.

3. Press Luncheon

Kegiatan press luncheon merupakan acara informal yang dilakukan untuk mengundang pihak-pihak atasan pada perusahaan media tertentu. Hal ini dilakukan agar dapat terjalin kedekatan yang lebih baik antar kedua belah pihak tersebut, khususnya dengan bagian atasan perusahaan media seperti kepala redaksi, general manager, dan sebagainya. Press luncheon dapat dilakukan dengan mengadakan jamuan makan siang dengan media terkait.

Setiap perusahaan membutuhkan peran media dalam mengkomunikasikan segala hal mengenai perusahaan tersebut kepada khalayak, khususnya pada perusahaan sebuah brand yang bergerak dalam penjualan produk maupun jasa. Hal ini tentu saja dapat berjalan dengan lancar apabila media relation yang telah dijelaskan di atas dapat berjalan dengan baik, sehingga pihak media akan lebih terbuka dan kooperatif untuk mengadakan sebuah bentuk kerjasama dengan perusahaan.